九江职业技术学院文书档案管理实施细则

作者: 时间:2013-12-16 点击数:

九江职业技术学院文书档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为加强学校文书档案管理,服务学校各项工作,根据国家《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《九江职业技术学院档案管理办法》,特制定本实施细则。

第二条 学校文书档案坚持集中统一管理的原则,由综合档案室统一管理,任何个人或单位不得长期或私自保存应归档的文件材料。

第二章 归档范围和要求

第三条 归档范围

各部门在工作活动中直接形成的具有保存价值的文件材料,具体归档范围详见《九江职业技术学院各部门文书档案移交归档范围》。

第四条 归档要求

1.学校各部门应将在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料收集、整理,并定期向综合档案室移交归档。

2.上级党、政机关下发的文件,分别由党委办公室和校长办公室负责搜集整理,上级业务主管机关下发的文件,由对口承办部门负责搜集整理。

3.以党委、学校名义的发文,实行备份制,即一份按问题分类立卷,一份按文号顺序排列电子备份。

4.会议文件。谁召开的会议由谁立卷;联合召开的或以领导机关名义召开的会议,由主办单位负责立卷;参加上级机关召开的工作会议带回的文件,由党委办公室或校长办公室立卷;专业性会议带回的文件,由专业对口单位立卷。

5.各临时机构形成的文件材料,应于机构撤销前做好档案立卷归档工作,任何人员不得带往其它单位。

第五条 综合档案室对归档的案卷应进行检查,对不符合归档要求的,应退回重新整理,以保证案卷质量,便于保管和利用。

第六条 档案形成部门一般应在每年6月底前向综合档案室移交上一年度的档案,交接双方应根据案卷目录逐项清点,核对无误后履行交接手续。

第七条 案卷质量要求

1.总的原则

遵循文件形成的自然规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于查找利用。

2.分类清楚

①采用年代——组织机构(或问题)分类法。

②一般文件归到形成的年代,特殊情况区别对待。

A.头年写成,第二年通过、批准的文件,应放到通过、批准的年度;

B.计划、总结写在一起的文件,应视文件内容的主次或中心来确定立卷年代;

C.年度计划、总结、报表、预算、决算等应放到内容针对的最后一年;

D.跨年度会议文件,应放到会议开幕的年度立卷;

E.经过跨年处理完毕的文件或非诉讼案件,可放在办案或结案的一年立卷;

F.请示与跨年度批复,均应放到复文之年立卷,没有复文的,放在请示之年立卷;

G.以教学年度为单位进行工作形成的文件材料,应按教学年度分类。

3. 保管期限划分准确。

文书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种。

凡是反映本校主要职能活动和基本历史面貌的。对本校建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。凡是在相当长的时间内,需要查考利用的档案,列为30年保管。凡是在短时期内有查考利用价值的各种文件材料,列为10年保管。

4. 组卷合理

①组卷应以问题特征为主,结合应用其它特征。

②党政文件,不同级别的文件,不同保管期限的文件,一般要分开组卷。

③同一问题、同一会议、同一案件的文件,以及每份文件的正件与附件,正本与定稿、请示与批复,转发文件与原件等均应一起立卷。

④同一问题的文件应统一立卷,过去已分开立卷的,可不再重新整理。

⑤照片、实物单独立卷存放,但在有关案卷目录和卷内目录上应注明互见号,以保持相对联系和便于查找利用。

⑥案卷厚度一般不超过200页。

⑦文件制成材料,签发手续应符合要求,对已用铅笔、圆珠笔、复写纸写成或打印的文件材料要进行复制或作其它技术处理。装订时原件在前,复制件在后。

5. 卷内文件排列

①一般按问题结合时间或重要程度排列。

②密不可分的文件材料应排列在一起,其顺序一般应是批复在前,请示在后,正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,原件在后。

③重要法规性文件的历次稿,定稿在前,其他修改稿按先后次序排列在定稿后。

④非诉讼案件的卷内文件排列,结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后。

6. 编写页号

对需要装订的卷内文件进行编页号。装订的案卷无论单面或双面,只要是书写文字材料,均应依次在非装订线一侧下面编号。对不装订的案卷,应在卷内每份材料的右上方加盖档案章并逐件编写件号、图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

7. 填写卷内文件目录

①卷内目录要抄写工整,卷内文件目录放在卷首。

②对文件标题和责任者不要随意更改和简化,对没有标题或只有“通知”这类简单标题,或只有“转发××机关×号文件的通知”等这类含糊标题的文件,应根据内容拟写或补充完善标题。

③没有责任者和年、月、日的文件应尽量考证清楚,填入有关项内。

④会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

8. 填写备考表

说明卷内文件状况(如残缺、破损、变动等),对某份未署作者、日期的文件的考证依据,以及其它要说明的问题。

9. 填写案卷封面

①封面上项目要填写齐全,用碳素墨水书写,字迹工整、清晰。

②案卷标题应简明确切地反映卷内文件的内容,一般应包括责任者、内容、名称三部分,使用简称通用易懂。

10.案卷装订与文件修复

①装订前去掉卷内的金属物,对破损的文件要修裱,装订线上有字迹的就加边托裱,字迹已扩散模糊的应复制,并与原件一起立卷装订。

②案卷用绳线装订、实行“三孔一线”的装订方法,装订要结实,整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件。不装订的案卷,卷中文件逐件去除金属物而改用细线装订。

第三章 档案整理

第八条 综合档案室对归档的案卷要进行登记、编目、统计、分类和必要的加工整理。

第九条 要定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或作其他技术处理。

第四章 档案利用和保密

第十条 综合档案室保存的档案主要供本校和上级领导机关利用。

第十一条 综合档案室应根据工作需要编制必要的目录、索引等检索工具,积极主动开展档案的利用工作,逐步提高利用的效果。

第十二条 综合档案室应建立档案的查(借)阅制度。借阅档案必须严格履行审批、登记手续,写明借阅目的,点交清楚,归还时要进行检查,然后注销。

第十三条 查(借)阅档案者要遵守查(借)阅制度,借阅时间一般不超过一周,必要时须办理续借手续,不得在档案上圈点、涂改、划道、污损,复印秘密级以上文件须经批准。

第十四条 制发档案证明和答复函调(证明要注明出处和根据,不得擅自解释)要仔细核对内容,经领导审阅后,加盖综合档案室公章。

第十五条 对丢失、损毁、篡改档案者,情节轻者给予批评,情节严重者要按《档案法》规定,给予行政处分直至追究法律责任。

第十六条 档案应有专门的档案库房,档案柜保存,库房要求门窗坚固,室内干燥通风,并逐步做到有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温等安全设施。

第五章 档案鉴定和销毁

第十七条 综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,鉴定档案必须在校长办公室主任的主持下,由综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组,提出报告,对确无保存价值的档案进行销毁。

第十八条 销毁失去保存价值的档案应登记注册。经校长办公室主任或学校分管领导批准后,由二人在指定地点监销。并在销毁清册上签字。

第六章 档案统计和移交

第十九条 综合档案室应建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、利用等情况编制统计报表。

第二十条 机构撤销、合并时要在机构变动前组织专人整理好档案,按规定向档案室归档。

没有办理完毕的文件材料,可以移交给新的机构继续处理。处理完毕立卷归档。

第二十一条 临时机构撤销时,由临时机构的文书工作人员立卷归档。

第二十二条 档案工作人员调动时,要办好交接手续。

第七章 附则

第二十三条 本实施细则自发文之日起实行

附件:九江职业技术学院各部门文书档案归档范围.doc

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